Scegliere l’allestimento giusto per un evento aziendale, è un impegno che non deve essere in alcun modo sottovalutato: bisogna porsi le domande giuste, prestare attenzione anche al più piccolo dettaglio e non dimenticare nulla.
Ma soprattutto NON si può improvvisare, senza un piano di produzione o un progetto curato nei minimi particolare.
Ecco cosa potrebbe capitare… è così l’evento che sognavi?
In questo caso è necessario dapprima comprendere lo scopo dell’evento e conseguentemente il budget messo a disposizione: questo non significa che non si possano creare eventi di rilievo con budget minimi, ma non aspettatevi X-factor.
Dopo aver allocato un budget per l’allestimento o la scenografia, si passa alla fase di progettazione dell’evento.
Contattare un’azienda, specializzata in allestimenti tecnici per eventi, è fondamentale per chiarire esattamente cosa si vuole comunicare e qual è il mood dell’evento.
Ci sarà bisogno di effettuare uno o più sopralluoghi e molto probabilmente all’inizio sarà sufficiente una piantina in dwg della location, dalla quale il team tecnico e l’event designer creeranno delle soluzioni tecniche e sceniche sulla base delle idee del cliente.
Quando l’evento ha una certa importanza e dimensione, sia in termini “spaziali” che economici, questa progettazione avviene dietro un giusto corrispettivo economico, poiché servirà un vero e proprio studio scenografico effettuato prima di tutto da un esperto allestitore o da un architetto.
Nel caso in cui il progetto si ingrandisce e prevede strutture, appendimenti, stand, il tutto dovrà essere approvato e firmato da un ingegnere: questo lavoro non è un gioco, tutto deve essere fatto a regola d’arte.
Gli allestimenti base da considerare
Dopo aver individuato la location giusta, servirà, come detto, uno o più sopralluoghi per ricreare nella realtà una scena che rispecchi tema, immagine che si vuole dare dell’evento, budget e quindi trasformare un idea in evento.
Oltre alla scenografia dell’eventuale palco bisogna considerare altri elementi importanti che ricorrono negli eventi:
- copertura e posizionamento di camere e regia
- allestimento tecnico e strutture
- ledwall
- welcome desk
- moquettatura zone pedonali/area evento
- decorazioni della sala (composizioni floreali / tessuti e tendaggi / illuminotecnica)
È giunto quindi il momento di personalizzare la location con il giusto allestimento tecnico e visivo.
Il consiglio è quello di lasciar correre la creatività in fase di progettazione, con un occhio ai materiali e alla fattibilità.
Sarà necessario allestire la location nella maniera più accattivante e memorabile possibile, con un occhio alla sicurezza ed alla sostenibilità, senza però distaccarti troppo da ciò che è il tono generale dell’azienda.
Occorre comunque considerare il target dell’evento aziendale e l’obiettivo dell’evento che sti sta creando ed allestendo.
Scenografia ledwall e videoproiezioni
L’allestimento di una location deve essere in parte delegato al team tecnico della realtà che si occupa della produzione tecnica dell’evento, nel caso esistano strutture o apparecchiature residenti da poter integrare alle tecnologie dell’azienda di servizi tecnici.
Video proiezioni e ledwall sono ormai pianta stabile di scenografie sensazionali ed i contenuti, anziché stampati su un fondale, girano nei formati video: qui il limite principale è la creatività dell’agenzia (e il solito già citato budget).
Una scenografia realizzata in ledwall, se da un lato comporta costi ingenti e autorizzazioni e garanzie tecniche e di sicurezza, sicuramente più di un pannello brandizzato, dall’altro offre un effetto visivo eccezionale, molto avanzato tecnologicamente su cui si possono risparmiare i costi dell’allestimento di un eventuale fondale o quinte.
Abbiamo citato prima X-Factor: quasi tutti gli show più sensazionali sono realizzati ormai con i ledwall, modulari, assemblabili per creare qualsiasi scenografia, che diventa il supporto per la creatività dinamica della scena.
Luci architetturali e illuminotecnica
Come per il comparto video e ledwall, anche l’illuminazione può stravolgere e rendere unica anche la sala più esigua: ecco forse in caso di budget ridotto, l’investimento più consigliato è quello sui fari led, smart bat o su una videoproiezione immersiva.
Bastano pochi Smart Bat infatti, per cambiare l’aspetto di una sala, una parete o di un portico.
L’utilizzo di luci architetturali più potenti, può invece trasformare la facciata di un palazzo o di un castello e rendere emozionante l’ingresso a un evento, attraverso il video mapping 3D, di cui abbiamo già parlato qui.
L’allestimento di un evento aziendale a carattere promozionale
Allestire una location per un evento aziendale a carattere promozionale e pubblicitario è un’occasione che capita sempre più di frequente.
Può accadere, per esempio, per il lancio di un nuovo prodotto, per festeggiare un compleanno aziendale importante o, più semplicemente, per fare pubblicità e far conoscere il brand.
Tutto l’allestimento dell’evento aziendale deve essere pensato per valorizzare il brand e l’oggetto della pubblicità.
In questi casi è essenziale collaborare con il team marketing he sarà sicuramente in grado di prestare attenzione a ogni piccolo dettaglio e che avrà le competenze per vedere l’insieme della campagna pubblicitaria.
Nel caso di un tour nelle piazze, forse è necessario un mezzo customizzato e brandizzato, che va studiato attentamente sia nell’estetica, che nell’allestimento interno del mezzo.
Se fosse prevista una presentazione, allora, potrebbe essere da valutare la necessità di un palcoscenico, ma in ogni caso tutto l’allestimento dell’evento sarà da considerare come un’unica scenografia che deve risultare impeccabile.
Tutto chiaro? Bene, adesso non ti rimane che rivolgerti a DHS Event Solution per la migliore soluzione tecnica dei tuoi eventi!
